Contabilità digitale +

La contabilità digitale è il processo di organizzazione, elaborazione e gestione delle informazioni contabili tramite l’utilizzo di applicazioni software e piattaforme online. Essa include l’automazione dei processi contabili tradizionali e l’elaborazione dei documenti, compreso la preparazione di relazioni e l’analisi degli indicatori finanziari.

Vantaggi della contabilità digitale:

1. Automatizzazione: La contabilità digitale consente di automatizzare i processi di emissione, raccolta e rendicontazione dei documenti..
2. Precisione e affidabilità: Le soluzioni software riducono al minimo il rischio di un errore umano che spesso si presenta con l’inserimento manuale dei dati. I sistemi automatizzati garantiscono inoltre una maggiore precisione nei calcoli e nella rendicontazione.
3. Accessibilità e mobilità: Con la contabilità digitale, Lei può avere accesso ai Suoi documenti, alle informazioni fiscali e contabili, ai dati finanziari, con un solo clic, 24 ore su 24, 7 giorni su 7, da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento, purché abbia una connessione a Internet. In questo modo si rende più facile il lavoro sia per i proprietari delle imprese che per i loro commercialisti.
4. Sicurezza: Un alto livello di sicurezza per proteggere le informazioni finanziarie sensitive è fondamentale quando si lavora in un ambiente digitale. Per garantire e fornire questo livello di sicurezza così elevato, vengono utilizzati metodi di controllo degli accessi, crittografia dei dati e delle informazioni, utilizzo di sistemi di archiviazione e  backup, programmi antivirus e altre misure per proteggere i dati da accessi non autorizzati, nel rispetto dei protocolli di sicurezza, archiviazione e recupero.
5. Integrazione con altri sistemi: La contabilità digitale si può integrare facilmente con altri sistemi commerciali come CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning) e POS (Point of Sale) e sistemi di gestione delle spese. Questo permette una migliore gestione delle attività commerciali nella loro completezza.
6. Analisi e rendicontazione: I sistemi moderni di contabilità digitale forniscono strumenti efficaci e avanzati per l’analisi dei dati finanziari. Essi possono generare diversi tipi di relazioni, diagrammi e grafici che assistono le società di prendere decisioni informate.
7. Risparmio di costi: Attraverso l’automazione e grazie alla Sua efficienza, la contabilità digitale può contribuire a diminuire i costi operativi. Oltre questo, essa può ridurre la necessità di un grande numero di dipendenti che si occupano con i compiti contabili.
8. Rispetto ambientale: La riduzione dei documenti cartacei e l’archiviazione digitale dei dati contribuisce alla tutela dell’ambiente.

Lo spazio condiviso con i nostri clienti è SharePoint. SharePoint è una piattaforma di collaborazione e gestione dei documenti basata sul web, progettata e sviluppata da Microsoft.  Essa costituisce un luogo centralizzato per la condivisione e la gestione di informazioni, file e progetti all’interno dell’organizzazione.

I software contabili con cui lavoriamo sono Microinvest Delta Pro e Business Central/Microsoft Dynamics.

Per la lettura dei documenti digitali utilizziamo un sistema OCR.

Possiamo anche offrire altre piattaforme e sistemi relativi all’automazione dell’elaborazione dei documenti, alla gestione dei costi, la maggior parte dei quali hanno la possibilità di essere integrati con il Business Central di Microsoft.

L’elaborazione e l’archiviazione dei documenti per la contabilità digitale include e prevede alcuni passaggi e processi fondamentali che garantiscono accuratezza, sicurezza ed efficienza. Ecco i passi principali:

1. Scansione/fotografia/archiviazione e digitalizzazione
   Il primo passo consiste nello scannerizzare/fotografare dei documenti cartacei, se ancora Lei gli sta utilizzando, il che è particolarmente facile e può essere fatto anche solo con un telefono cellulare. Se ricevete i documenti in modo digitale, allora potete semplicemente archiviarli direttamente nella piattaforma condivisa con lo Studio di contabilità Elvada.
2. Caricamento nel sistema cloud
   I documenti digitali devono essere caricati su un sistema di archiviazione cloud. Lo Studio di Contabilità Elvada utilizza SharePoint, una piattaforma di collaborazione e gestione dei documenti basata sul web e sviluppata da Microsoft. I sistemi cloud offrono sicurezza, accessibilità e la possibilità di condividere dei documenti tra diversi utenti.
3. Organizzazione e categorizzazione
   I documenti vengono organizzati e classificati in base alle esigenze delle società. In SharePoint, potrete caricare i Suoi documenti nello spazio condiviso con lo Studio di Contabilità Elvada. Sempre lì, dopo l’elaborazione, potrete trovarli organizzati e ordinati per cartelle, in formato digitale, alla Sua disposizione, con un solo clic, 24 ore su 24, 7 giorni su 7.
4. Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR)
   Dopo la scansione, la tecnologia OCR viene utilizzata per riconoscere il contenuto dei documenti digitali e leggere le informazioni in essi contenute.
5. Controllo e verifica
   I dati inseriti vengono controllati da un contabile operativo che verifica la corrispondenza dell’informazione con i documenti digitali.
6. Sicurezza e archiviazione
   La sicurezza dei dati è per noi prioritaria assoluta ed è per questo motivo che abbiamo scelto la piattaforma SharePoint, in quanto è un prodotto Microsoft, come lo spazio condiviso con i nostri clienti. Noi garantiamo la sicurezza dei dati, il controllo degli accessi, l’uso di programmi antivirus e l’ archiviazione giornaliera dei dati.
7. Estrazione e analisi dei dati
   I sistemi di contabilità digitale moderni offrono la generazione di vari tipi di relazioni, grafici e analisi per assistere le società a prendere delle decisioni informate.

Come spazio condiviso con i clienti, lo Studio di Contabilità Elvada ha scelto di lavorare con SharePoint, che come un prodotto di Microsoft, include in se livelli di sicurezza estremamente elevati. Per la sicurezza dei dati lavorano anche i professionisti IT, che seguono protocolli e procedure ben precise e specializzate per quanto riguarda il controllo degli accessi, il conservazione  dei dati, l’uso di programmi antivirus e l’archiviazione giornaliera di tutte le informazioni.

L’unica cosa di cui Lei abbia necessità è La vogliate di ottimizzare li Suoi processi e di rendere la Sua vita più facile e l’accesso alle Sue informazioni più accessibile. Nella sezione Lei può vedere quali sono i cinque passi per il passaggio alla contabilità digitale.

Quello che sempre raccomandiamo ai clienti è che se iniziamo a lavorare all’inizio dell’anno, allora quest’anno per la sua società inizierà in modo digitale.

Se in precedenza la contabilità era tenuta su carta, i registri rimarranno su carta e saranno conservati per i periodi previsti dalla legge.

Se però si inizia a lavorare a metà dell’anno, è sempre bene digitalizzare anche i mesi precedenti. In questo modo la società avrà un anno intero con un archivio digitale/elettronico e non sarà costretta a cercare alcune informazioni su carta e altre in modo digitale.

Per trasferir i documenti in modo digitale, sarà necessario fotografarli/scannerizzarli e poi caricarli nello spazio condiviso.

Il passaggio alla contabilità digitale non comporta alcun costo o spese. Al contrario, il passaggio dalla contabilità cartacea a quella digitale consente di risparmiare sui materiali di consumo, sulle ristampe dei documenti, sulla cancelleria, su cartelle, sui tempi di archiviazione e di elaborazione.